કાર્યક્રમમાં આવનારા આમંત્રિતો, સામાન્ય નાગરિકો તથા અધિકારીઓ માટેના રૂટની વ્યવસ્થા, મેઈન રોડથી સભા સ્થળ સુધીના રૂટનું આયોજન, કોરોના સંબંધી સરકારી માર્ગદર્શિકાનું પાલન, વીજળી પુરવઠો, પીવાનું પાણી વગેરે બાબતો વિશે આ બેઠકમાં ચર્ચા કરવામાં આવી. પરાપીપળીયા અને પડધરી ખાતેથી ટ્રાફિક ડાયવર્ટ કરવા અંગે પણ આ બેઠકમાં ચર્ચા કરવામાં આવી છે.
ઘટનાસ્થળ દર્શાવતા સાઈન બોર્ડ, મેડિકલ તથા કોઈ પણ પ્રકારની ઇમર્જન્સીને પહોંચી વળવાની સુવિધા, મંડપ વ્યવસ્થા વગેરે બાબતો અંગે યોગ્ય બંદોબસ્ત કરવા માટે સમિતિના સભ્યોને કલેકટરશ્રીએ આદેશો કર્યા હતા. આ તકે જિલ્લા વિકાસ અધિકારી અનિલ રાણાવસીયા, ગ્રામ્ય પોલીસ અધિક્ષક બલરામ મીના, પ્રાંત અધિકારી ચરણસિંહ ગોહિલ, જિલ્લા પુરવઠા અધિકારી પૂજા બાવડા, એઇમ્સના અધિકારી સરનદિપ સિન્હા, તથા આ કાર્યક્રમ માટે રચાયેલી સમિતિના વડાઓ ઉપસ્થિત રહયા હતા.